बिजनेस ईमेल कैसे लिखे? जानिए इसके रूल्स और एटिकेट

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How to compose a business email to a stranger
Image Source ="Pixabay.com"

यदि आप बिजनेस करते है तो आपको बिजनेस ईमेल के बारे में जरूर पता होगा। कई बार तो ऐसे लोगो को भी बिज़नस ईमेल भेजना होता है, जिन्हें आप नहीं जानते है। यह पढ़कर कुछ लोगो को अजीब लग रहा होगा, लेकिन यह प्रोफेशनल लाइफ का एक हिस्सा है।

बिज़नेस वर्ल्ड में ईमेल का बहुत महत्व होता है। कुछ भी लिखकर, सेंड बटन पर क्लिक कर देना ही बिज़नस मेल नहीं कहलाता। आप किसी अजनबी व्यक्ति को मेल भेज रहे है तो इसके लिए आपको कई सारे एटिकेट याने शिष्टाचार भी रखने पढ़ते है। और अजनबी ही क्या जाने पहचाने लोगो को मेल भेजने के लिए भी मेल एटिकेट आपको आना चाहिए।

एक अच्छा बिजनेस ईमेल लिखना इतना भी मुश्किल नहीं है; जितना आप सोचते है उसकी तुलना में यह काफी आसान है। तो चलिए जानते है की अपने बिज़नेस के लिए अच्छा मेल कैसे लिखे:-

रूल 1: अच्छे से रिसर्च करे

जब आप किसी अजनबी को मेल कर रहे है तो आपको कुछ जानकारी ढूंढनी पड़ेगी। इसलिए कुछ भी लिखने से पहले आप जिसको भी मेल कर रहे है उसकी कंपनी की सारी इनफार्मेशन अच्छे से देख ले।

जिसके साथ बिज़नेस को लेकर बात करना चाहते है उसकी ईमेल आईडी यदि आपके पास नहीं है तो उसकी कंपनी की वेबसाइट को अच्छे से स्कैन करे, आपको वहा मेल आईडी मिल जाएगी।

यदि आप ईमेल के जरिये कोई प्रश्न पूछना चाह रहे है तो यह देख ले, की वेबसाइट प्रश्नों के उत्तर देती है या नहीं। क्योकि यदि आप ऐसा नहीं करते है तो आपका इम्प्रैशन अच्छा नहीं पढ़ेगा, आपको आलसी समझा जायेगा की आपने वेबसाइट को एक बार देखा तक नहीं।

हो सकता है की जिस व्यक्ति से आप बात करना चाहते है आपको वेबसाइट पर उसकी ईमेल आईडी न मिले, वेबसाइट पर किसी भी स्टाफ की आईडी हो सकती है। इसलिए सुनिश्चित करले की आप जिससे आप बात करना चाहते है, रेसिपेंट वही हो।

रूल 2: सब्जेक्ट लाइन स्ट्रांग होना चाहिए

जिसे आप ईमेल भेज रहे है उसे दिन के हजारो ईमेल आते होंगे और उन हजारो में एक मेल आपका भी है। यकीं नहीं होता है तो आप खुद का मेल बॉक्स देखे आपको भी दिन के कई मैसेज आते होंगे।

यहाँ हम बात कर रहे है सब्जेक्ट लाइन की तो इसे आपके इनबॉक्स के जरिये ही समझते है। आपको दिन के अगर १०० मेल आते है तो क्या आप उन सभी को खोलकर देखते है। बेसक आपका जवाब ना होगा। क्योकि हम केवल उन्ही मेल को खोलकर देखते है, जिन्हें देखकर हमें लगता है की वो हमारे काम के है। और यह डिसिशन हम मेल लिस्ट को देखकर कर पाते है।

  • इसलिए ईमेल की सब्जेक्ट लाइन हमेशा ऐसी होनी चाहिए, की सामने वाला उसे देखकर समझे की यह महत्वपूर्ण मेल है और उसे खोले।
  •  सब्जेक्ट लाइन में कभी भी हेलो या हाई लिखकर ना भेजे, नहीं तो उसे स्पैम समझकर नजर अंदाज कर दिया जायेगा।
  • सब्जेक्ट लाइन में कैप्स का इस्तेमाल सिर्फ तभी करे, अगर वो ईमेल अर्जेंट हो।
  •  इसके अलावा इसे बहुत बड़ी लाइन्स में लिखने से बचे। केवल 4 से 5 शब्दो का प्रयोग करे। उदहारण के लिए “Meeting this morning about new laptops“.

रूल 3: ईमेल का फॉर्मेट

बिज़नेस ईमेल लिखने का भी फॉर्मेट होता है। ईमेल के हर हिस्से को लिखने के लिए सही लैंग्वेज का इस्तेमाल करना होता है।

अभिवादन – यदि आप जिसको ईमेल कर रहे है उसे नहीं जानते है तो डिअर सर/ डिअर मेम लिखने से बचे। ऐसे में आप हेलो शब्द का प्रयोग कर सकते है।

बिज़नेस ईमेल के लिए हाई जैसे शब्दो का प्रयोग भी ना करे, यह ईमेल राइटिंग मैनर्स में नहीं आता है।

प्रारंभिक वाक्य – प्रारंभिक वाक्य में आपको खुद के बारे में बताना है की आप कौन है। इसके अलावा ईमेल लिखने का उद्देश्य बताना है।

खुद के परिचय का उदहारण – “मेरा नाम विजय है और में लिनोवो लैपटॉप कंपनी में मार्केटर हु”

व्यवसाय में ईमेल लिखने के कई कारण होते है, जैसे:- 
  1. कुछ स्पष्ट करने के लिए
  2. किसी चीज़ की पुष्टि करने के लिए
  3. फॉलोअप लेने के लिए
  4. किसी को कुछ जानकारी देने के लिए
  5. एक सवाल का जवाब दो
  6. प्रश्न पूंछने के लिए या जवाब देने के लिए
  7. किसी को कुछ चीज़ के लिए धन्यवाद देने के लिए
  8. किसी को अपडेट देने के लिए

उपरोक्त में से कोई एक, आपके ईमेल लिखने का उद्देश्य हो सकता है।

अंत – ईमेल के समापन में आप रीडर्स को यह बता सकते है, आप उससे क्या चाहते है; इसके लिए आप इस तरह के सेंटेंस का इस्तेमाल कर सकते है।

  • I look forward to hearing from you.” (Formal)
  • If you could get back to me by end of day tomorrow, I would really appreciate it.(formal)
  • Do not hesitate to contact me if you need any assistance.” (Formal)

यदि आप यह सब नहीं लिखना चाहते है तो सिंपल सा “Thank You” भी लिख सकते है।

फॉलो अप

यदि बहुत दिन तक सामने वाले ने आपको कोई उत्तर नहीं दिया हो तो इसका मतलब यह नहीं है की वो आपको रिस्पांस करना ही नहीं चाहते। कई बार कुछ स्टैण्डर्ड मिस होने के कारण हमारा मेल सामने वाले के स्पैम बॉक्स में चले जाता है और वो उसे पढ़ नहीं पाते है। इसलिए डाउट होने की स्तिथि में आप उन्हें मेल करके कन्फर्म कर सकते है की आपका मेल उन्हें मिला है या नहीं।

समापन – ईमेल को ख़त्म करते वक्त अपने नाम के साथ साथ Sincerely जैसे शब्द का इस्तेमाल अच्छा रहता है।

इन बातों पर भी गौर करे: –

1. बिजनेस ईमेल अक्सर इंग्लिश में ही होते है, इसलिए इसमें किसी तरह की ग्रामेटिकल मिस्टेक करने से बचे, इसके अलावा आपके बात करने का तरीका पोलाइट होना चाहिए।
2. बिजनेस ईमेल में बहुत सारे ग्राफ़िक्स, पिक्चर्स और हैवी फाइल्स अटेच ना करे।
3. यदि आपके मेल में कोई फाइल भी है तो सामने वाले को ऐसा बताये की मेल के साथ आपने फाइल भी भेजी है उसे देख ले।

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